In Zeiten von vola­ti­len Märkten und einer anrol­len­den Insol­venz­wel­le stehen Unter­neh­men unter wach­sen­dem Druck, ihre Effi­zi­enz zu steigern und Kosten besser zu kon­trol­lie­ren. In diesem Zusam­men­hang sollte man dem “Zero-Based Bud­ge­ting” (fortan “ZBB”) wieder mehr Auf­merk­sam­keit schenken. Dieser radikale Ansatz zur Erstel­lung eines Budgets wurde bereits in den 1960er Jahren ent­wi­ckelt, um logisch geleitet zu inves­tie­ren und gleich­zei­tig die Not­wen­dig­keit zu schaffen, jede mögliche Aus­ga­ben­ka­te­go­rie auf ihre Effi­zi­enz und Effek­ti­vi­tät hin zu unter­su­chen. Dieser Ansatz zur Bud­ge­tie­rung rückte jedoch zwi­schen­zeit­lich wegen der Menge an Infor­ma­tio­nen und Unter­la­gen, die erfor­der­lich sind, ein wenig in den Hin­ter­grund. Es wurde kri­ti­siert, dass diese Methode zur Erstel­lung eines Budgets zu kom­pli­ziert und zeit­auf­wen­dig sei und auch die zukünf­ti­ge Planung schwie­rig mache.

Zero-Based Bud­ge­ting im Überblick

Im Gegen­satz zu tra­di­tio­nel­len Bud­ge­tie­rungs­mo­del­len, die auf his­to­ri­schen Daten basieren, beginnt ZBB jedes neue Bud­get­jahr buch­stäb­lich “bei Null”. Jede Kos­ten­po­si­ti­on muss von Grund auf neu begrün­det und in Hinblick auf ihre stra­te­gi­sche Not­wen­dig­keit und ihren Nutzen für das Unter­neh­men gerecht­fer­tigt werden. Dabei wird nicht nur die Höhe der Ausgaben über­prüft, sondern auch deren Zweck­mä­ßig­keit und Effi­zi­enz hinterfragt.

Dieser Ansatz zwingt Orga­ni­sa­tio­nen, fest­ge­fah­re­ne Routinen zu über­den­ken und die Ver­wen­dung ihrer Mittel kritisch zu hin­ter­fra­gen. Ganz im Gegen­satz zur oftmals tra­di­tio­nel­len Bud­ge­tie­rung, in deren Rahmen das Budget der Vor­pe­ri­ode als Aus­gangs­punkt dient und jedes neue Budget typi­scher­wei­se im Ver­gleich zur Vor­pe­ri­ode ein bisschen ansteigt. Überdies müssen in einem solchen System oftmals nur die neuen Ausgaben gerecht­fer­tigt werden, nicht jedoch immer wie­der­keh­ren­de. Durch ZBB wird ein hohes Maß an Trans­pa­renz geschaf­fen, das es ermög­licht, Kosten effek­ti­ver zu steuern und Res­sour­cen effi­zi­en­ter ein­zu­set­zen und auch umzu­ver­tei­len. Insofern ist das ZBB mehr als eine reine Kostensenkung.

Welche Imple­men­tie­rungs­schrit­te durch­läuft der Zero-Based Bud­ge­ting Prozess?

• Defi­ni­ti­on der Bud­ge­tie­rungs­zie­le und der ver­füg­ba­ren Res­sour­cen durch das Management.
• Bildung von Ent­schei­dungs­ein­hei­ten (z.B. auf Ebene einer Kos­ten­stel­le) und Trans­ak­tio­nen: jede Einheit erstellt “Bud­get­pa­ke­te”, die ihre Akti­vi­tä­ten und die dafür erfor­der­li­chen Res­sour­cen detail­liert beschreiben.
• For­mu­lie­rung von Alter­na­ti­ven für jede Akti­vi­tät und damit ein­her­ge­hend eine Auswahl der kos­ten­güns­tigs­ten Alternative.
• Bewer­tung und Prio­ri­sie­rung: Füh­rungs­kräf­te bewerten die Bud­get­pa­ke­te und prio­ri­sie­ren diese auf Basis stra­te­gi­scher Relevanz und Kosteneffizienz.
• Ver­tei­lung der ver­füg­ba­ren Mittel auf die prio­ri­sier­ten Ent­schei­dungs­pa­ke­te und Geneh­mi­gung der aus­ge­wähl­ten Entscheidungspakete.
• Umset­zung der fest­ge­leg­ten Maß­nah­men in den Budgets.
• Schulung und Ein­bin­dung der Mit­ar­bei­ter: der Erfolg von ZBB hängt maß­geb­lich von der Unter­stüt­zung durch die Mit­ar­bei­ter ab. Schu­lun­gen und eine trans­pa­ren­te Kom­mu­ni­ka­ti­on sind ent­schei­dend, um Miss­ver­ständ­nis­se und Wider­stän­de zu minimieren.

Welche Vorteile sind mit der ZBB-Methode verbunden?

Ein bedeut­sa­mer Vorteil von ZBB liegt in dem Fokus auf stra­te­gi­sche Prio­ri­tä­ten. So ermög­licht ZBB Unter­neh­men regel­mä­ßig, die Res­sour­cen gezielt dort ein­zu­set­zen, wo sie den größten Mehrwert schaffen. Da nicht auto­ma­tisch ver­gan­ge­ne Ausgaben (für die Zukunft) über­nom­men werden, kann die Orga­ni­sa­ti­on Prio­ri­tä­ten neu setzen und ihre stra­te­gi­schen Ziele klarer defi­nie­ren. Ebenso sind erheb­li­che Kos­ten­sen­kun­gen durch die ZBB-Methode möglich, indem Ein­spa­rungs­po­ten­tia­le iden­ti­fi­ziert werden (nicht not­wen­di­ge oder red­un­dan­te Ausgaben), welche bei her­kömm­li­chen Manage­mentan­sät­zen oft über­se­hen werden. Einige Unter­neh­men berich­ten von Ein­spa­run­gen in Höhe von 10 — 25 % ihrer Betriebs­kos­ten im ersten Jahr der Einführung.

Die För­de­rung von Inno­va­ti­on und Agilität bezeich­net auch einen typi­schen Vorteil der ZBB-Methode. Anstatt Res­sour­cen in rou­ti­ne­mä­ßi­gen Ausgaben zu binden, schafft ZBB Raum für Inves­ti­tio­nen in inno­va­ti­ve Projekte, die Wachstum und Wett­be­werbs­fä­hig­keit fördern. Vor­teil­haft können auch ver­bes­ser­te Trans­pa­renz und Kon­trol­le durch ZBB sein. Der detail­lier­te Bud­ge­tie­rungs­pro­zess macht Kos­ten­quel­len sichtbar und hilft Füh­rungs­kräf­ten, fun­dier­te­re Ent­schei­dun­gen zu treffen. Schließ­lich kann auch die Stei­ge­rung der Ver­ant­wort­lich­keit einen Vorteil durch ZBB dar­stel­len. Da jeder Abtei­lungs­lei­ter die Ver­ant­wor­tung für die Recht­fer­ti­gung seiner Kosten über­nimmt, wird ein stär­ke­res Bewusst­sein für effi­zi­en­tes Res­sour­cen­ma­nage­ment geschaffen.

Welche Nach­tei­le sind mit ZBB verbunden?

So viel­ver­spre­chend die Vorteile auch erschei­nen — die Ein­füh­rung von ZBB ist keine einfache Aufgabe. Unter­neh­men stehen vor mehreren Her­aus­for­de­run­gen, wie z.B. folgende:

• Hoher Aufwand an Zeit und Res­sour­cen: ZBB erfor­dert eine detail­lier­te Analyse jeder Kos­ten­po­si­ti­on, was beson­ders in großen Orga­ni­sa­tio­nen mit kom­ple­xen Struk­tu­ren sehr zeit­in­ten­siv sein kann.
• Kul­tu­rel­le Wider­stän­de: die Umstel­lung auf ZBB bedeutet oft, lang­jäh­ri­ge Gewohn­hei­ten und Prozesse infrage zu stellen. Dies kann auf Wider­stand bei Mit­ar­bei­tern und Füh­rungs­kräf­ten stoßen, ins­be­son­de­re wenn ZBB als bloße Spar­maß­nah­me wahr­ge­nom­men wird.
• Schwie­rig­keit bei der Prio­ri­sie­rung: die Iden­ti­fi­zie­rung und Gewich­tung der wich­tigs­ten stra­te­gi­schen Prio­ri­tä­ten kann her­aus­for­dernd sein, ins­be­son­de­re in dyna­mi­schen Märkten oder Unter­neh­men mit unter­schied­li­chen Geschäftseinheiten.
• Not­wen­dig­keit robuster Daten und Ana­ly­se­werk­zeu­ge: eine präzise Kos­ten­ana­ly­se setzt voraus, dass Unter­neh­men über zuver­läs­si­ge Daten und effek­ti­ve Ana­ly­se­tools verfügen.

ZBB als Schlüs­sel zu nach­hal­ti­gem Erfolg?

Zero-Based Bud­ge­ting ist mehr als nur ein Werkzeug zur Kos­ten­sen­kung — es ist eine Phi­lo­so­phie, die Unter­neh­men dazu zwingt, ihre Res­sour­cen mit einem kri­ti­schen, stra­te­gi­schen Blick zu betrach­ten. In einer Zeit, in der Agilität und Effi­zi­enz ent­schei­dend sind, kann ZBB einen klaren Wett­be­werbs­vor­teil bieten.

Die Ein­füh­rung von ZBB erfor­dert zwar eine erheb­li­che Inves­ti­ti­on in Zeit, Res­sour­cen und ebenso kul­tu­rel­len Wandel. Die lang­fris­ti­gen Vorteile, von trans­pa­ren­te­ren Pro­zes­sen über redu­zier­te Kosten bis hin zu einer stär­ke­ren Fokus­sie­rung auf stra­te­gi­sche Ziele, machen ZBB zu einem unver­zicht­ba­ren Bestand­teil modernen Manage­ments. Unter­neh­men, die bereit sind, ihre Her­an­ge­hens­wei­se an die Bud­ge­tie­rung radikal zu über­den­ken, können von ZBB erheb­lich pro­fi­tie­ren — sowohl heute als auch in Zukunft.

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